Política de Privacidad y de Tratamiento de Datos Personales

Aplicación Orienta — Estudiantes

VERSIÓN 1.3 — SEPTIEMBRE DE 2026

Esta política se presenta al estudiante dentro de la aplicación y se publica en leorienta.com. Complementa el Consentimiento informado, que contiene las autorizaciones específicas del acompañamiento.

1. Presentación y alcance

AF Organitzation S.A.S., NIT 901.990.354-7 (en adelante, “Orienta”), con domicilio en Bogotá D.C., Colombia, desarrolla y opera la plataforma Orienta, cuyo componente principal es Leo, un mentor conversacional basado en inteligencia artificial (IA) para el acompañamiento estudiantil y la permanencia. Esta política describe qué datos personales se tratan a través de la aplicación, del Panel de la Institución y de los servicios web asociados, con qué finalidades, cómo se protegen y cuáles son sus derechos como titular.

Orienta no vende datos personales ni los utiliza para publicidad de terceros.

2. Marco normativo

El tratamiento se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las normas que los modifiquen o complementen, y toma como referencia los principios éticos de la Resolución 8430 de 1993. La aceptación electrónica de esta política y de las autorizaciones asociadas es válida conforme a la Ley 527 de 1999 y al artículo 7 del Decreto 1377 de 2013.

3. Definiciones

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable. Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como la información relacionada con la salud y el bienestar emocional. Titular: la persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento. Responsable del tratamiento: quien decide sobre las bases de datos y su tratamiento. Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable. Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular. Transmisión internacional: envío de datos a un encargado ubicado fuera de Colombia. Panel de la Institución: entorno web mediante el cual el personal autorizado consulta la información que le corresponde según la sección 9. Indicador de riesgo: valor porcentual calculado sobre la probabilidad de deserción del estudiante, conforme a la sección 10.

4. Roles de tratamiento

El tratamiento involucra dos entidades con roles distintos según el origen del dato:

a) Orienta es Responsable del Tratamiento de los datos que usted suministra directamente a través de la aplicación y de los servicios web asociados: sus datos de registro, el contenido de sus conversaciones con Leo por texto y por voz —incluidas las transcripciones—, sus respuestas a los instrumentos de tamizaje, sus registros periódicos de ánimo, los archivos e imágenes que comparta y los indicadores derivados del acompañamiento. La autorización para este tratamiento se la otorga usted directamente a Orienta, mediante esta política, la autorización de conversaciones y el Consentimiento informado.

b) Su Institución es Responsable del Tratamiento, y Orienta actúa como Encargado, respecto de la información académica que su Institución comparte con Orienta en el marco del convenio: entre otras, calificaciones, asistencia, promedio acumulado e historial de matrícula. Orienta trata esa información conforme a las instrucciones de su Institución y únicamente para las finalidades de la sección 8.

c) Su Institución conserva su condición de Responsable respecto de la información que administra en sus propios sistemas académicos y de la atención psicosocial que le preste, incluida la documentación clínica que llegue a generarse con ocasión de una derivación. Orienta no elabora, no custodia y no accede a historia clínica.

El convenio entre su Institución y Orienta no reemplaza su autorización. Su Institución no autoriza en su nombre, y si usted revoca su autorización cesa el tratamiento de sus datos aunque el convenio siga vigente.

5. Datos personales que se tratan

Sobre el contexto socioeconómico. El estrato, la condición de foráneo y la existencia de una beca activa son variables con peso predictivo en los modelos de deserción y alimentan el cálculo de su indicador de riesgo. Leo no las utiliza en conversación. Suministrarlas es voluntario; si prefiere no hacerlo, el acompañamiento continúa con la información restante.

6. Datos sensibles

Sus respuestas a los instrumentos de tamizaje, la información sobre su bienestar emocional y el contenido de sus conversaciones con Leo en la medida en que usted comparta información de esa naturaleza son datos sensibles en los términos de la Ley 1581 de 2012.

Usted no está obligado a autorizar su tratamiento ni a responder preguntas que versen sobre datos sensibles: hacerlo es facultativo, y negarse no genera consecuencias académicas, disciplinarias ni administrativas distintas de la imposibilidad de continuar en el acompañamiento. El tratamiento se realiza con medidas reforzadas de seguridad y bajo los niveles de acceso de la sección 9.

Bienestar físico. Las lecturas provenientes de su dispositivo (sección 5) son estrictamente opcionales, se utilizan únicamente para enriquecer el acompañamiento —nunca con fines publicitarios ni de mercadeo—, no alimentan el indicador de riesgo y no se comparten con su Institución. Puede desconectarlas en cualquier momento desde los ajustes de su teléfono, sin ninguna consecuencia. La autorización se otorga de manera independiente, en el momento en que usted decide conectar la app Salud, mediante el permiso correspondiente de su dispositivo y la confirmación dentro de la aplicación; estas lecturas no hacen parte del Consentimiento informado. La aplicación registra la fecha y la hora en que usted activa y desactiva esta función.

7. Menores de edad

El tratamiento de datos de estudiantes menores de 18 años respeta el interés superior del menor y sus derechos fundamentales, y requiere la autorización previa del padre, madre o representante legal (en adelante, “el acudiente”), recolectada mediante un formulario electrónico operado por Orienta cuyo enlace distribuye su Institución. Mientras esa autorización no quede registrada, la cuenta permanece bloqueada y no es posible conversar con Leo. El estudiante menor de edad manifiesta además su asentimiento dentro de la aplicación.

Para estudiantes menores de 16 años, el tamizaje de bienestar emocional se realiza mediante el cuestionario RQC, respondido por el acudiente a través de un acceso propio y diferenciado. El acudiente no accede a la cuenta del estudiante ni al contenido de sus conversaciones con Leo.

Los datos del acudiente recolectados para gestionar la autorización (identificación, contacto y registro de la autorización otorgada) se tratan únicamente con esa finalidad y bajo las salvaguardas de esta política.

8. Finalidades del tratamiento

Los datos se tratan para: (i) prestar el servicio de acompañamiento conversacional; (ii) realizar el tamizaje descrito en el Consentimiento informado; (iii) calcular el indicador de riesgo y generar alertas e indicadores de permanencia para su Institución, en los niveles de acceso de la sección 9; (iv) activar la ruta de derivación hacia Bienestar cuando los resultados lo ameriten; (v) enviar comunicaciones operativas del servicio, incluidas notificaciones push; (vi) brindar soporte, garantizar la seguridad y prevenir usos indebidos; (vii) llevar el registro de accesos del personal institucional con fines de auditoría; (viii) mejorar el servicio a partir de información agregada y anonimizada; y (ix) cumplir obligaciones legales y contractuales.

Orienta no trata sus datos para finalidades distintas de las aquí enunciadas sin obtener una nueva autorización.

9. Niveles de acceso y confidencialidad

a) Usted (estudiante). Recibe retroalimentación cualitativa y orientación personalizada. No se entregan puntajes numéricos brutos de los instrumentos, conforme a las buenas prácticas de tamizaje.

b) Su Institución. El personal autorizado conoce su indicador individual de riesgo de deserción (porcentaje) y estadísticas agregadas y anónimas por cohorte. No accede a sus respuestas a los instrumentos ni al contenido de sus conversaciones con Leo. El alcance del acceso institucional se define en el convenio y puede ser más restrictivo: durante los pilotos, habitualmente solo el equipo de Bienestar accede al Panel, y las demás dependencias reciben únicamente reportes agregados.

c) Bienestar (equipo psicosocial). Accede al detalle de su caso únicamente cuando se activa una derivación, caso por caso, previa aceptación de un compromiso individual de confidencialidad, y con el propósito exclusivo de brindarle atención.

El personal institucional accede bajo cuentas nominales e individuales, y cada consulta a su información queda registrada con identificación del usuario, fecha y hora. Usted puede solicitar que se le informe qué uso se ha dado a sus datos.

Su Institución está obligada por convenio a no utilizar el indicador de riesgo para adoptar decisiones académicas, disciplinarias o administrativas adversas sobre usted, ni para condicionar matrícula, becas, apoyos económicos, prácticas, monitorías o cupos.

Excepción por riesgo. Si sus respuestas o conversaciones indican una situación de riesgo para su vida o su integridad, o la de terceros, se activará de manera prioritaria la ruta de atención de su Institución y el equipo de Bienestar será notificado con la información estrictamente necesaria para contactarlo. Esta excepción opera incluso si usted no ha otorgado el Consentimiento informado, con fundamento en la excepción prevista en el artículo 10 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 para casos de urgencia médica o sanitaria. Se aplica de manera restrictiva y con el único propósito de proteger su bienestar.

10. Cómo se calcula el indicador de riesgo

El indicador se calcula mediante reglas y fórmulas matemáticas definidas previamente por Orienta, aplicadas en sus servidores. No lo calcula el sistema de inteligencia artificial.

Los puntajes de los instrumentos se obtienen aplicando los procedimientos oficiales de calificación de cada uno. Las respuestas individuales que usted da a los instrumentos SRQ-20, PHQ-9 y GAD-7 se procesan directamente en los servidores de Orienta y no se incorporan al sistema conversacional: cuando Leo hace referencia a su bienestar emocional, recibe únicamente el resultado ya calculado y su clasificación, no las respuestas que usted marcó.

El indicador es un insumo para que el equipo humano de su Institución decida si le ofrece acompañamiento. No produce por sí mismo ninguna decisión académica, disciplinaria ni administrativa sobre usted. Usted puede solicitar, por los canales de la sección 16, una explicación en lenguaje claro sobre los factores generales que lo alimentan, y manifestar su desacuerdo con el resultado.

11. Inteligencia artificial: proveedores y garantías

Para operar el componente conversacional, Orienta utiliza modelos de inteligencia artificial provistos por Google LLC a través de Google Cloud Vertex AI, bajo contrato de servicios pagados.

Qué NO ocurre con lo que usted le cuenta a Leo. Conforme a los términos contractuales aplicables a los servicios pagados que Orienta utiliza:

• El proveedor no conserva el contenido de sus conversaciones. El procesamiento es momentáneo y su único objeto es generar la respuesta; terminada la solicitud, el contenido no permanece en la infraestructura del proveedor.
• El proveedor no utiliza el contenido enviado ni las respuestas generadas para entrenar o mejorar sus modelos de inteligencia artificial.
• El proveedor no accede al contenido para fines propios ni lo comparte con terceros. Trata los datos únicamente para prestar el servicio a Orienta.

Qué sí se conserva, y dónde. Sus conversaciones, sus respuestas a los instrumentos y los indicadores derivados se almacenan en la infraestructura de Orienta —no en la del proveedor de inteligencia artificial—, porque son necesarios para el acompañamiento continuo, para el cálculo de su indicador de riesgo y para la ruta de derivación. Su conservación y supresión se rigen por la sección 14, y usted puede solicitar su eliminación en cualquier momento.

Dónde se procesa cada ruta. El lugar del procesamiento momentáneo difiere:

• Conversación por texto. Se envía al punto de acceso global de Vertex AI. El proveedor puede procesar la solicitud en cualquier región del mundo en la que el modelo esté disponible, y no es posible determinar de antemano cuál será.
• Sesiones de voz. Se procesan en la región us-central1, en los Estados Unidos de América.

En ambos casos aplican íntegramente las garantías de no conservación y no entrenamiento descritas arriba, con independencia de la región en que se realice el procesamiento.

Leo no adopta decisiones sobre usted. Sus respuestas tienen carácter general y educativo y pueden contener imprecisiones. La detección de situaciones de riesgo activa siempre la intervención de personas: el equipo de Bienestar de su Institución.

12. Transmisión internacional

Almacenamiento. Sus datos se almacenan en servidores ubicados en los Estados Unidos de América, con salvaguardas técnicas y contractuales que incluyen obligaciones de confidencialidad y seguridad a cargo de los proveedores, quienes tratan los datos únicamente para prestar sus servicios a Orienta.

Procesamiento por inteligencia artificial. De manera adicional al almacenamiento, el contenido de sus conversaciones se envía momentáneamente al proveedor de modelos de inteligencia artificial para generar cada respuesta. Ese procesamiento ocurre, en el caso de las sesiones de voz, en los Estados Unidos de América; y en el caso de la conversación por texto, en cualquier región del mundo en la que el proveedor tenga capacidad disponible, sin que sea posible determinarla de antemano (sección 11).

La autorización para esta transmisión internacional se recaba de manera expresa y separada en el Consentimiento informado y comprende ambos supuestos. Si usted no la otorga, no es posible prestar el acompañamiento con tamizaje.

13. Seguridad de la información

Orienta adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables, entre ellas: cifrado en tránsito y en reposo, control de acceso conforme a los niveles de la sección 9, cuentas nominales para el personal institucional, registros de acceso y principios de minimización de datos. Ninguna medida de seguridad es infalible; en caso de un incidente que afecte sus datos, Orienta actuará conforme a la ley y a los procedimientos aplicables, e informará a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los titulares afectados cuando corresponda.

14. Conservación y supresión

Regla general. Sus datos se conservan mientras usted mantenga la calidad de estudiante de una Institución con convenio vigente y, cumplido ese término, por dos (2) años adicionales, con el fin de conservar prueba de la autorización otorgada y atender eventuales reclamaciones. Vencido ese plazo se eliminan o anonimizan de forma segura.

Participación en un piloto institucional. Cuando el convenio con su Institución prevea un plazo de supresión más corto —habitualmente sesenta (60) días calendario tras el cierre del piloto—, se aplica ese plazo más corto.

Excepciones a la supresión. En ambos casos se exceptúan:

• (a) Los registros de aceptación de los documentos legales (versión, fecha, hora y casillas marcadas), conforme al deber de demostrar la autorización previsto en el artículo 8 del Decreto 1377 de 2013;
• (b) Su cuenta y sus datos, si usted manifiesta su voluntad de continuar usando la plataforma a título individual, caso en el cual se aplica la regla general;
• (c) La información agregada y anonimizada, que no permite identificarlo y puede conservarse sin límite de tiempo con fines estadísticos y de mejora del servicio;
• (d) Los datos cuya conservación sea exigida por un deber legal, que se bloquean para cualquier otro uso.

Cuando una derivación da lugar a atención psicosocial por parte de su Institución, la documentación clínica de esa atención se rige por las normas aplicables a la historia clínica y queda bajo custodia de la Institución, no de Orienta.

15. Derechos de los titulares

Usted tiene derecho a: (i) conocer, actualizar y rectificar sus datos personales; (ii) solicitar prueba de la autorización otorgada; (iii) ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos, incluido qué personal institucional consultó su expediente; (iv) revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida; (v) obtener una explicación sobre los factores generales que alimentan su indicador de riesgo y manifestar su desacuerdo con el resultado; y (vi) presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. El ejercicio de estos derechos no tiene costo.

16. Procedimiento de consultas y reclamos

Usted puede presentar consultas y reclamos a través de contacto@orienta.app, indicando su nombre, su identificación, la descripción de la solicitud y un canal de respuesta. También puede acudir al canal que su Institución haya dispuesto en el marco del programa de permanencia.

Las consultas se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles más. Los reclamos se atienden en un término máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más. Cuando la solicitud recaiga sobre información que reposa en los sistemas académicos de su Institución —por ejemplo, su historial de matrícula—, Orienta le indicará el canal institucional correspondiente.

17. Eliminación de cuenta y revocatoria parcial

Usted puede eliminar su cuenta en cualquier momento desde Perfil › Privacidad y consentimiento, o solicitándolo a contacto@orienta.app. Tras la eliminación, sus datos se suprimen o anonimizan conforme a la sección 14.

También puede revocar cualquiera de las autorizaciones de la sección 18 sin eliminar su cuenta:

• Revocar el Consentimiento informado detiene el tamizaje y el cálculo de su indicador de riesgo; su cuenta y su conversación con Leo continúan.
• Revocar la autorización de tratamiento de conversaciones detiene la disponibilidad de Leo, porque el servicio depende de ella.
• Desconectar el bienestar físico detiene esas lecturas, sin afectar nada más.

18. Autorización y aviso de Privacidad

La autorización se recaba por medios electrónicos en tres momentos:

(i) Al registrarse, cuando usted acepta los Términos y Condiciones y esta política mediante una casilla conjunta.

(ii) Antes de conversar con Leo, cuando usted autoriza, mediante una casilla independiente y explícita, el tratamiento del contenido de sus conversaciones por texto y por voz, incluidos los datos sensibles sobre su bienestar emocional que usted decida compartir voluntariamente.

(iii) Antes de iniciar el acompañamiento con tamizaje, cuando usted marca de manera individual las casillas del Consentimiento informado, que incluyen la aplicación de los instrumentos, el tratamiento de los datos que generan, la ruta de derivación y la transmisión internacional.

La aplicación conserva el registro de todas las versiones aceptadas, con fecha y hora, sin sustituir los registros anteriores, y usted puede consultarlas en cualquier momento desde la aplicación.

19. Sitio web y cookies

El sitio leorienta.com utiliza cookies estrictamente necesarias para su funcionamiento y, cuando usted lo autoriza, cookies de medición de audiencia que permiten conocer de forma agregada cómo se usa el sitio. Estas últimas se activan únicamente con su consentimiento y pueden rechazarse sin afectar la navegación. El sitio no utiliza cookies de publicidad de terceros.

20. Cambios a esta Política

Orienta puede modificar esta política para reflejar cambios normativos, tecnológicos o del servicio. Si el documento cambia, la aplicación se lo informará y, cuando el cambio sea sustancial, le solicitará aceptar la nueva versión antes de continuar.

Los cambios que impliquen nuevas finalidades, nuevas categorías de datos sensibles o el uso de datos adicionales en el cálculo del indicador de riesgo requieren siempre una nueva autorización expresa.

21. Vigencia

Esta política rige a partir de su fecha de entrada en vigor y durante el tiempo en que Orienta realice tratamiento de datos personales. Las bases de datos se conservan conforme a la sección 14.

Documento elaborado por AF Organitzation S.A.S. · Bogotá D.C., Colombia · contacto@orienta.app · leorienta.com