Consentimiento informado

Uso de la plataforma Orienta — Tamizaje socioemocional y acompañamiento para la permanencia estudiantil

VERSIÓN 1.3 — SEPTIEMBRE DE 2026

Este texto se presenta al estudiante dentro de la aplicación —al estilo de términos y condiciones— y su aceptación queda registrada electrónicamente. Este consentimiento se otorga directamente a Orienta y es un documento único para los estudiantes de todas las instituciones con convenio vigente.

1. Presentación

AF Organitzation S.A.S., NIT 901.990.354-7 (en adelante, “Orienta”), pone la plataforma Orienta a disposición de los estudiantes de instituciones de educación superior que han suscrito un convenio con Orienta (en adelante, su “Institución”), como parte de las estrategias de permanencia y bienestar estudiantil. Antes de decidir si participa, lea con atención este documento: aquí se explica qué hace la plataforma, qué información se recolecta, cómo se protege y cuáles son sus derechos. Puede formular todas las preguntas que considere necesarias a través de los canales indicados en la sección 8.

Este es el tercero de tres momentos de autorización. Al registrarse usted aceptó los Términos y Condiciones y la Política de Privacidad; antes de conversar con Leo autorizó el tratamiento del contenido de sus conversaciones. Este consentimiento habilita algo distinto: la aplicación de los instrumentos de tamizaje y el acompañamiento que se construye a partir de ellos. No se otorga durante el registro, y sin él no se le aplica ningún instrumento.

El convenio entre su Institución y Orienta no reemplaza esta autorización. Su Institución no autoriza en su nombre: la decisión sobre sus datos es suya.

2. ¿Qué es Orienta y qué hace Leo?

Orienta es una plataforma de acompañamiento estudiantil cuyo componente principal es Leo, un mentor conversacional basado en inteligencia artificial (IA), disponible a través de la aplicación oficial de Orienta. Al usar la plataforma, usted estará informado en todo momento de que conversa con un sistema de IA y no con una persona.

Leo realiza tamizaje: una detección temprana de factores socioemocionales, vocacionales y de personalidad asociados al riesgo de deserción, y ofrece acompañamiento con base en esa evaluación. El tamizaje no constituye un diagnóstico clínico ni reemplaza la atención psicológica, psiquiátrica o médica profesional. Cuando los resultados lo ameritan, la plataforma activa una ruta de derivación hacia el área de Bienestar de la Institución, descrita en la sección 6.

3. Instrumentos de tamizaje que se aplican

Con su autorización, y de manera conversacional dentro de la aplicación, se aplican los siguientes instrumentos estandarizados, de amplio uso en contextos educativos y de salud pública, siempre en su versión oficial:

El O*NET Interest Profiler es un instrumento desarrollado por el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos (USDOL/ETA); la atribución correspondiente se muestra de manera visible en la aplicación.

Nota. Los puntos de corte y umbrales de estos instrumentos corresponden a su protocolo clínico oficial y no son modificables por las instituciones. Lo que cada Institución define es la ruta de derivación: quién recibe el caso, por qué canal y en qué horarios.

4. Información que se recolecta

Para prestar el servicio, la plataforma trata:

(i) Datos de identificación y contacto: nombre, documento de identidad, fecha de nacimiento, correo institucional, programa académico y semestre. La fecha de nacimiento determina qué instrumentos corresponden según su edad y, en el caso de estudiantes menores de 18 años, activa el requisito de autorización del acudiente descrito en la sección 12.

(ii) Datos académicos que su Institución comparte con Orienta en el marco del convenio, cuando este lo prevea: por ejemplo, calificaciones por corte, asistencia, promedio acumulado e historial de matrícula.

(iii) Contexto socioeconómico y de trayectoria que usted suministra durante el acompañamiento: estrato socioeconómico, condición de estudiante foráneo, existencia de beca o apoyo económico activo, materias inscritas y horario. Estas variables alimentan el cálculo de su indicador de riesgo descrito en la sección 7. Suministrarlas es voluntario; si prefiere no hacerlo, el acompañamiento continúa con la información restante.

(iv) Sus respuestas a los instrumentos de tamizaje y sus registros periódicos de ánimo (check-ins).

(v) El contenido de sus conversaciones con Leo, por texto y por voz —incluidas las transcripciones de las sesiones de voz—, así como los archivos e imágenes que usted comparte en la aplicación. El tratamiento de este contenido lo autorizó usted por separado, antes de conversar con Leo.

(vi) Datos de uso de la aplicación.

De manera opcional e independiente de este consentimiento, si usted lo decide, la aplicación puede leer indicadores de bienestar físico desde la app Salud de su dispositivo. Esa función se autoriza en el momento de conectarla, se explica en la Política de Privacidad, no alimenta su indicador de riesgo, no se comparte con su Institución y puede desactivarse en cualquier momento.

Sus respuestas a los instrumentos de tamizaje y la información relacionada con su bienestar emocional son datos sensibles en los términos de la Ley 1581 de 2012. Usted no está obligado a autorizar su tratamiento ni a responder preguntas que versen sobre datos sensibles: hacerlo es facultativo.

5. Niveles de confidencialidad

La plataforma está diseñada con tres niveles de acceso a la información, de manera que cada actor conoce únicamente lo que necesita:

a) Usted (estudiante): recibe retroalimentación cualitativa y orientación personalizada. No se entregan puntajes numéricos brutos de los instrumentos, conforme a las buenas prácticas de tamizaje.

b) La Institución (áreas académicas y de permanencia): conoce únicamente un indicador individual de riesgo de deserción (porcentaje) y estadísticas agregadas y anónimas por cohorte. No accede a sus respuestas a los instrumentos ni al contenido de sus conversaciones con Leo.

c) Bienestar (equipo psicosocial de la Institución): accede al detalle de su caso únicamente cuando se activa una derivación, caso por caso, con el propósito exclusivo de brindarle atención.

Nota sobre el alcance en su Institución. El acceso institucional se define en el convenio y puede ser más restrictivo que el descrito arriba. Durante los pilotos, habitualmente solo el equipo de Bienestar accede al panel, y las demás dependencias reciben únicamente reportes agregados y anónimos.

El personal institucional accede bajo cuentas nominales e individuales, y cada consulta a su información queda registrada. Su Institución está obligada por convenio a no utilizar el indicador de riesgo para decisiones académicas, disciplinarias o administrativas adversas sobre usted.

6. Ruta de derivación y límites de la confidencialidad

Cuando el tamizaje indica la conveniencia de una atención profesional, se activa una derivación al área de Bienestar de la Institución, que recibe únicamente la información pertinente del caso para contactarlo y ofrecerle acompañamiento.

Existe una excepción a la confidencialidad: si sus respuestas o conversaciones indican una situación de riesgo para su vida o su integridad, o la de terceros, se activará de manera prioritaria la ruta de atención de la Institución y el equipo de Bienestar será notificado con la información necesaria para contactarlo y brindarle apoyo oportuno. Esta excepción se aplica de manera restrictiva y con el único propósito de proteger su bienestar.

7. Cómo se calcula su indicador de riesgo

El indicador de riesgo de deserción que conoce su Institución se calcula mediante reglas y fórmulas matemáticas definidas previamente por Orienta y aplicadas en sus servidores. No lo calcula el sistema de inteligencia artificial.

Los puntajes de los instrumentos se obtienen aplicando los procedimientos oficiales de calificación de cada uno. Las respuestas individuales que usted da a los instrumentos SRQ-20, PHQ-9 y GAD-7 se procesan directamente en los servidores de Orienta y no se incorporan al sistema conversacional: cuando Leo hace referencia a su bienestar emocional, recibe únicamente el resultado ya calculado y su clasificación, no las respuestas que usted marcó.

El indicador es un insumo para que el equipo humano de su Institución decida si le ofrece acompañamiento. No produce por sí mismo ninguna decisión académica, disciplinaria ni administrativa sobre usted, y no incide en su matrícula, sus calificaciones ni su permanencia formal en la Institución. Usted puede pedir, por los canales de la sección 8, una explicación en lenguaje claro sobre los factores generales que lo alimentan, y manifestar su desacuerdo con el resultado.

8. Tratamiento de datos personales

El tratamiento de sus datos se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas concordantes, y toma como referencia los principios éticos de la Resolución 8430 de 1993.

Roles. El tratamiento involucra dos entidades con roles distintos según el origen del dato:

• Orienta es Responsable del Tratamiento de los datos que usted suministra directamente a través de la aplicación: su registro, el contenido de sus conversaciones con Leo, sus respuestas a los instrumentos, sus check-ins y los indicadores derivados del acompañamiento.
• Su Institución es Responsable del Tratamiento, y Orienta actúa como Encargado, respecto de la información académica que su Institución comparte con Orienta —calificaciones, asistencia, promedio e historial de matrícula—, que Orienta trata conforme a las instrucciones de su Institución.
• Su Institución continúa siendo responsable de la información que administra en sus propios sistemas académicos y de la atención psicosocial que le preste. Orienta no elabora, no custodia y no accede a historia clínica.

Finalidades. (i) Prestar el servicio de acompañamiento conversacional; (ii) realizar el tamizaje descrito en este documento; (iii) calcular el indicador de riesgo y generar alertas e indicadores de permanencia para la Institución, en los niveles de acceso de la sección 5; (iv) activar la ruta de derivación de la sección 6; (v) enviar comunicaciones operativas del servicio, incluidas notificaciones push; (vi) brindar soporte, garantizar la seguridad y prevenir usos indebidos; (vii) llevar el registro de accesos del personal institucional con fines de auditoría; (viii) mejorar el servicio a partir de información agregada y anonimizada; y (ix) cumplir obligaciones legales y contractuales.

Inteligencia artificial. El componente conversacional se apoya en modelos de inteligencia artificial provistos por un tercero bajo contrato de servicios pagados. Conforme a los términos aplicables, ese proveedor no conserva el contenido de sus conversaciones —el procesamiento es momentáneo y termina con la respuesta— y no lo utiliza para entrenar ni mejorar sus modelos. Lo que usted le cuenta a Leo no queda almacenado en un tercero: se conserva únicamente en la infraestructura de Orienta, porque es lo que permite el acompañamiento continuo y la ruta de derivación, y se rige por lo previsto en Conservación. Las condiciones técnicas se detallan en la Política de Privacidad.

Transmisión internacional. Sus datos se almacenan en servidores seguros ubicados en Estados Unidos, con salvaguardas técnicas y contractuales. Además, el contenido de sus conversaciones se envía momentáneamente al proveedor de inteligencia artificial para generar cada respuesta: las sesiones de voz se procesan en Estados Unidos, y las conversaciones por texto pueden procesarse en cualquier región del mundo en la que el proveedor tenga capacidad disponible, sin que sea posible saber cuál de antemano. Con la autorización de la sección 10 usted consiente ambos supuestos.

Conservación. Sus datos se conservan mientras usted mantenga la calidad de estudiante de una Institución con convenio vigente y, cumplido ese término, por dos (2) años adicionales. Cuando el convenio de su Institución prevea un plazo más corto tras el cierre de un piloto —habitualmente sesenta (60) días calendario—, se aplica ese plazo más corto. Se exceptúan: (a) los registros de aceptación de los documentos legales, conforme al artículo 8 del Decreto 1377 de 2013; (b) su cuenta, si usted manifiesta su voluntad de continuar usando la plataforma a título individual; (c) la información agregada y anonimizada, que no permite identificarlo; y (d) los datos cuya conservación sea exigida por un deber legal, que se bloquean para cualquier otro uso.

Derechos. Usted puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos; solicitar prueba de la autorización otorgada; revocarla en cualquier momento; ser informado sobre qué personal institucional consultó su expediente; obtener una explicación sobre los factores de su indicador de riesgo; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Canales de atención. contacto@orienta.app (Orienta) y el canal que su Institución haya dispuesto en el marco del programa de permanencia. Política de tratamiento de datos: la Política de Privacidad de Orienta, disponible dentro de la aplicación y en leorienta.com.

9. Voluntariedad y revocatoria

Su participación es libre y voluntaria. Decidir no participar, no responder alguna pregunta o instrumento, o revocar esta autorización en cualquier momento no genera consecuencias académicas, disciplinarias ni administrativas distintas de la imposibilidad de continuar en el acompañamiento, ni afecta los servicios que la Institución le presta.

Revocar este consentimiento no implica eliminar su cuenta. Si usted lo revoca, cesa la aplicación de instrumentos y el cálculo de su indicador de riesgo, y su cuenta y su conversación con Leo continúan disponibles. También puede eliminar la cuenta por completo desde Perfil › Privacidad y consentimiento.

Para retirarse basta con hacerlo desde la propia aplicación, escribir a contacto@orienta.app, o acudir al canal que su Institución haya dispuesto.

Una excepción que subsiste. Si usted no otorga este consentimiento o lo revoca, y en algún momento sus conversaciones indican una situación de riesgo para su vida o su integridad, o la de terceros, se activará de todos modos la ruta de atención de su Institución, con la información estrictamente necesaria para contactarlo. Esta actuación se funda en la excepción prevista en el artículo 10 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 para casos de urgencia médica o sanitaria, y tiene como único propósito proteger su bienestar.

10. Autorizaciones

Después de crear su cuenta y antes de iniciar el acompañamiento con tamizaje, la aplicación le solicitará marcar cada casilla de manera individual. No existe una opción de “aceptar todo”. Como estudiante, de manera libre, expresa e informada:

• ☐ a) Autorizo la aplicación de los instrumentos de tamizaje descritos en la sección 3.
• ☐ b) Autorizo el tratamiento de mis datos personales, incluidos los datos sensibles relacionados con mi bienestar emocional que estos instrumentos generan, para las finalidades de la sección 8. Entiendo que responder preguntas sobre datos sensibles es facultativo.
• ☐ c) Autorizo la activación de la ruta de derivación al área de Bienestar en los términos de las secciones 5 y 6, incluida la notificación prioritaria en situaciones de riesgo.
• ☐ d) Autorizo la transmisión internacional de mis datos en los términos de la sección 8, incluido el procesamiento de mis conversaciones por texto en cualquier región del mundo.

11. Declaración y aceptación electrónica

Al marcar las casillas de la sección 10 y pulsar el botón de aceptación en la aplicación, usted declara que leyó y comprendió este documento, que tuvo la oportunidad de formular preguntas a través de los canales de la sección 8 y que estas fueron resueltas satisfactoriamente. Entiende que Leo es un sistema de inteligencia artificial, que el tamizaje no constituye un diagnóstico clínico y que puede revocar esta autorización en cualquier momento.

Su aceptación constituye una manifestación de voluntad por medios electrónicos, válida conforme a la Ley 527 de 1999 y al artículo 7 del Decreto 1377 de 2013, y queda registrada de forma que permite su posterior consulta. La aplicación conserva el siguiente registro:

Registro de aceptación (generado automáticamente por la aplicación):

• Identificación de la cuenta del estudiante
• Versión del documento aceptada
• Fecha y hora de la aceptación
• Casillas de autorización marcadas (a–d)
• Fecha y hora de la revocatoria, cuando se produzca

Cada aceptación se conserva como un registro independiente; las versiones anteriores no se sustituyen. Usted podrá consultar la versión vigente de este documento en cualquier momento desde la aplicación, en Perfil › Privacidad y consentimiento. Si el documento cambia, la aplicación le informará y le solicitará aceptar la nueva versión antes de continuar.

12. Anexo — Estudiantes menores de 18 años

El registro de estudiantes menores de 18 años requiere la autorización previa del padre, madre o representante legal (en adelante, “el acudiente”), que se recolecta mediante un formulario electrónico operado por Orienta, cuyo enlace se hace llegar al acudiente a través de su Institución. La cuenta del estudiante permanece bloqueada —sin acceso a Leo ni a los instrumentos— hasta que esa autorización quede registrada. Adicionalmente, el estudiante menor de edad manifiesta su asentimiento dentro de la aplicación mediante el mismo mecanismo de aceptación electrónica de la sección 11.

Para estudiantes menores de 16 años, el tamizaje de bienestar emocional se realiza mediante el cuestionario RQC, diligenciado por el padre, madre o acudiente.

El acudiente interviene siempre a través de un acceso propio y diferenciado, habilitado mediante un enlace o código individual. El acudiente no ingresa con las credenciales del estudiante, no accede a su cuenta, ni al contenido de sus conversaciones con Leo, ni a su historial en la plataforma. Los datos del acudiente recolectados para gestionar la autorización se tratan únicamente con esa finalidad, conforme a la Política de Privacidad.

Su Institución únicamente distribuye el enlace del formulario: no recolecta ni custodia estas autorizaciones.

Documento elaborado por AF Organitzation S.A.S. · Bogotá D.C., Colombia · contacto@orienta.app · leorienta.com